Durée de conservation des dossiers contentieux

Durant une période d’un an à compter de l’extinction des voies de recours, les communes doivent conserver dans leurs locaux les dossiers contentieux. A l’issue de cette période, il conviendra d’opérer un tri entre les documents devant être conservés définitivement et ceux pouvant faire l’objet de destruction. Les documents présentant un intérêt historique ou juridique, ou en lien avec l’histoire locale devront également être conservés

« Conformément aux dispositions de l’article L. 212-6 du code du patrimoine, « les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur ».

Les communes sont donc chargées, au même titre que les autres collectivités, de la conservation de leurs archives. Le tri et la conservation des archives des collectivités territoriales sont réglementés par l’instruction conjointe DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 de la direction des archives de France et de la direction générale des collectivités locales, qui rassemble les documents produits dans le cadre des fonctions communes aux différentes collectivités, telles que le traitement des contentieux.

Les archives qui doivent être conservées au sein des locaux des services producteurs d’archives sont de deux types : les archives courantes, qui sont les documents d’utilisation habituelle pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus (article R. 212-10 du même code) et les archives intermédiaires, qui sont les documents qui ont cessé d’être des archives courantes mais ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l’objet de tri et d’éliminations (article R.212-11). L’instruction du 28 août 2009 détermine pour ces catégories de documents une durée d’utilité administrative (DUA).

Les dossiers de contentieux sont considérés comme ayant une DUA d’un an à compter de l’extinction des voies de recours, à ce titre ils doivent être conservés dans les locaux de la commune pendant la même durée. À l’issue de cette période d’un an, les documents doivent être triés avant versement afin de distinguer ceux qui seront conservés définitivement de ceux qui, après visa d’un bordereau d’élimination, peuvent être détruits.

Il est nécessaire de conserver les dossiers présentant un intérêt historique, juridique ou étant en lien avec une période marquante pour l’histoire locale. Il peut en outre être intéressant de conserver une année témoin pour rendre compte de l’activité du service. Les archives définitives ou historiques doivent être conservées sans limitation de durée (R. 212-12 du code du patrimoine).

Elles peuvent être confiées en dépôt, par convention, au service d’archives du groupement de communes à fiscalité propre dont la commune est membre ou au service d’archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.

Les communes de moins de 2 000 habitants doivent, sauf demande de leur part auprès du représentant de l’État dans le département et accord de l’administration des archives, en complément déposer au service départemental d’archives compétent à l’expiration d’un délai de cinquante ans les documents destiné s à être conservés à titre définitif. Pour les communes de plus de 2 000 habitants, il s’agit d’une simple faculté (L. 212-11 et L.212-12). Ces documents restent la propriété de la commune (L. 212-14). »