1. Quand les conseils municipaux élus au complet dès le 1er tour doivent s’installer ?
Les nouveaux conseils auraient dû normalement se tenir entre le 20 et le 22 mars 2020 avant que le Gouvernement ne décide de différer cette entrée en fonction jusqu’à ce que la situation sanitaire le permette au regard de l’analyse du comité de scientifiques. En effet aux termes de l’aliéna 2 de l’article L2121-7 du code général des collectivités territoriales (CGCT) « lors du renouvellement général des conseils municipaux, la première réunion se tient de plein droit au plus tôt le vendredi et au plus tard le dimanche suivant le tour de scrutin à l’issue duquel le conseil a été élu au complet. »
L’article 19 III de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 dispose que la première réunion du conseil municipal se tient de plein droit au plus tôt cinq jours et au plus tard dix jours après la date d’entrée en fonction déterminée par décret. Le décret n° 2020-571 du 14 mai 2020 ayant fixé cette date d’entrée en fonction au 18 mai 2020, les séances d’installation des nouveaux conseils municipaux devront donc se tenir entre le samedi 23 mai et le jeudi 28 mai 2020.
📌 A noter qu’entre le 18 mai (date d’entrée en fonction des nouvelles équipes) et la date d’installation du conseil, c’est le maire sortant qui reste compétent pour expédier les affaires courantes.
2. Quel est le délai de convocation des conseils municipaux et comment est calculé ce délai s’il inclut le jeudi 21 mai qui est férié ?
Il est de trois jours francs au moins avant la réunion et ce quelle que soit la taille de la collectivité et quel que soit l’ordre du jour. C’est l’application du délai de droit commun pour l’installation des nouveaux conseils fixé par l’article L2121-7 du CGCT. Ce n’est que pour les conseils municipaux suivants (hors conseil d’installation) qu’il faudra distinguer selon que la commune dépasse ou non le seuil des 3499 habitants (dans les communes de 3500 habitants et plus, le délai de convocation de droit commun est fixé à cinq jours francs).
📌 La circonstance que le jeudi 21 mai soit férié n’a pas d’incidence sur le calcul du délai. En effet pour que le délai soit franc, celui-ci ne commence à courir que le lendemain du jour où la convocation est adressée aux conseillers et expire le lendemain du jour où le délai de trois jours est échu. Une réponse ministérielle (Réponse du Ministère de l’intérieur publiée dans le JO Sénat du 14/02/2013 - page 522 à la Question écrite n° 03348 de M. Gaëtan Gorce) souligne ainsi que selon la jurisprudence du Conseil d’État [2], l’article 642 du code de procédure civile disposant que « le délai qui expirerait normalement un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé est prorogé jusqu’au premier jour ouvrable suivant » ne s’applique pas au délai de convocation du conseil municipal. Ainsi le délai est respecté alors même qu’un samedi, un dimanche et un jour férié sont compris dans la période qui s’est écoulée entre l’envoi de la convocation aux membres du conseil municipal et la séance tenue par cette assemblée. Selon ce même principe, il doit être considéré que lorsque le délai franc, ce délai n’est pas prorogé d’un jour. Le jour férié n’est donc pas pris en compte dans la computation du délai.
3.Compte-tenu du risque de contagion, le conseil municipal d’installation peut-il se tenir par visioconférence ?
Non. En effet le maire et les adjoints doivent être élus à bulletin secret (article L2122-7 du CGCT) et les visioconférences ne permettent pas d’assurer le caractère secret de l’élection.
En revanche pour les conseils municipaux suivants qui ne nécessitent pas un vote à bulletin secret, la visioconférence pourra être utilisée jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire (10 juillet 2020 à ce jour). En effet, le maire peut décider que la réunion de l’organe délibérant se tient par visioconférence ou à défaut audioconférence (article 6 de l’ordonnance du 1er avril 2020) auquel cas les votes ne peuvent avoir lieu qu’au scrutin public (en cas d’adoption d’une demande de vote secret, le maire ou le président reporte ce point de l’ordre du jour à une séance ultérieure et cette séance ne peut se tenir par voie dématérialisée). Le scrutin public peut être organisé soit par appel nominal, soit par scrutin électronique, dans des conditions garantissant sa sincérité (article 6 II de l’ordonnance du 1er avril 2020).
4.L’ordre du jour doit-il être limité à l’élection du maire et des adjoints pour réduire le temps de la réunion et le risque de contagion ?
Non mais cette solution est préconisée par le conseil scientifique. L’ordre du jour du conseil d’installation reste cependant libre comme le rappelle la circulaire du 15 mai. Outre l’élection de l’exécutif, les points suivants pourront notamment être inscrits à l’ordre du jour : délégations, désignations, commissions d’appel d’offres, indemnités, emplois de cabinet... Et le délai de convocation reste de trois jours francs (au minimum) même si les points inscrits à l’ordre du jour sont importants et nécessiteraient un travail d’approfondissement en amont.
📌 Attention à ne pas oublier la lecture de la Charte de l’élu local (article L2121-7 du code général des collectivités territoriales) qui constitue la toute 1ère obligation du nouveau maire :« Lors de la première réunion du conseil municipal, immédiatement après l’élection du maire et des adjoints, le maire donne lecture de la charte de l’élu local prévue à l’article L. 1111-1-1. Le maire remet aux conseillers municipaux une copie de la charte de l’élu local et du chapitre III du présent titre ».Comme Me Eric Landot l’a relevé sur son blog la Charte peut être remise par voie électronique pour éviter les risques de propagation virale. Une réponse ministérielle (Réponse au JO Sénat 21 mai 2020 à la Question écrite n° 14643 de M. Olivier Jacquin, Meurthe-et-Moselle ) confirme à cet égard « qu’aucune disposition du code général des collectivités territoriales ne semble s’opposer à un envoi dématérialisé de la charte ». La réponse précise que « toutefois, si les conseillers municipaux en font explicitement la demande, la charte ainsi que les documents annexes doivent pouvoir leur être transmis par papier ».Cela tombe bien : nous avons édité un guide pratique dématérialisé où la charte de l’élu local est reprise et explicitée. Fruit d’un travail collectif, ce guide préalablement soumis à la relecture experte et attentive de l’Agence française anticorruption (AFA), de Jérôme Deschêne (DGS chargé de l’éthique et de la déontologie au SNDGCT), de Pierre Villeneuve (vice-président de l’Association nationale des juristes territoriaux) et de Me Michel Hunault.Son but, au travers de 7 règles d’or, est de vous aider à comprendre et vous approprier les obligations qui sont les vôtres et adopter dès les début de votre mandat, et tout au long de celui-ci, les bonnes pratiques pour pouvoir conduire vos projets en toute sécurité juridique. Il est librement mis à disposition et peut-être téléchargé gratuitement.En complément, l’Observatoire SMACL des risques de la vie territoriale, partenaire de Mairie 2000, se tient à la disposition des associations départementales de maires (lesquelles peuvent, apposer le logo sur le document pour le relayer aux élus de leur département) pour le présenter et l’expliciter lors de réunions d’information et de sensibilisation (en visioconférence pour l’instant...).
5.Les règles de distanciation physique et les mesures d’hygiène s’appliquent-elles pour la réunion du conseil municipal ?
Oui. Il résulte en effet de l’article 1er du décret n° 2020-548 du 11 mai 2020 qu’afin de ralentir la propagation du virus, les mesures d’hygiène (définies en annexe 1 du décret [3]) et de distanciation sociale, incluant la distanciation physique d’au moins un mètre entre deux personnes, dites « barrières », définies au niveau national, doivent être observées en tout lieu et en toute circonstance. Les rassemblements, réunions, activités, accueils et déplacements ainsi que l’usage des moyens de transports qui ne sont pas interdits en vertu du décret doivent être organisés en veillant au strict respect de ces mesures.
Le lieu de la réunion doit donc être suffisamment grand pour respecter les mesures barrières ce qui suppose une superficie minimum de 4m² par personne présente.
S’agissant des opérations de vote, le conseil scientifique préconise le respect des mesures suivantes :
– port du masque individuel ;
– lavage des mains avec une solution hydroalcoolique préalablement au remplissage du bulletin de vote ;
– utilisation d’un stylo personnel pour la signature de la feuille d’émargement ;
– manipulation des bulletins lors du dépouillement et du comptage des voix par une seule personne.
6. Si la salle de la mairie n’est pas d’une superficie suffisante pour respecter les règles de distanciation physique, le conseil d’installation peut-il se tenir dans un autre lieu ?
Oui. L’article 9 de l’ordonnance du 13 mai 2020 autorise une telle possibilité : le conseil (la circulaire précise que c’est une décision du maire) peut décider de réunir le conseil en tout lieu (ex : salle des fêtes), y compris situé hors du territoire de la commune. Avec trois réserves cependant :
– ce lieu ne doit pas contrevenir au principe de neutralité (pas de conseil d’installation dans un lieu de culte par exemple) ;
– il doit offrir les conditions d’accessibilité et de sécurité nécessaires ;
– il doit permettre d’assurer la publicité des séances (mais l’accueil du public n’est cependant pas obligatoire. Voir sur ce point la question N°9).
📌 Attention : s’il est décidé de recourir à cette possibilité, le maire doit informer préalablement le représentant de l’Etat dans le département du lieu choisi pour la réunion du conseil municipal.
7. Le conseil municipal peut-il procéder à l’élection du maire et des adjoints si plusieurs élus sont malades ou en confinement préventif ? Le maire peut-il être élu s’il est absent ?
Oui . Il résulte de l’article 10 de la loi du 23 mars 2020 que pour toute élection du maire ou des adjoints au maire, le conseil municipal peut délibérer valablement si le tiers de ses membres en exercice est présent. Si, après une première convocation régulièrement faite, ce quorum n’est pas atteint, le conseil municipal est à nouveau convoqué à trois jours au moins d’intervalle. Il délibère alors sans condition de quorum. Dans tous les cas, un conseiller municipal peut être porteur de deux pouvoirs (contre un seul d’ordinaire).
La circulaire précise en outre que le maire et les adjoints peuvent être élus même s’ils sont absents lors de cette première réunion d’installation du conseil.
8. Les conseillers peuvent-ils voter par procuration pour élire le maire et les adjoints ?
Oui. Et c’est même recommandé pour les élus qui appartiennent aux catégorises de population à risque (dont les personnes âgées de plus de 70 ans). Rappelons que, comme pour tout citoyen, les conseillers qui ont été diagnostiqués positifs au covid-19 (sans développer de forme grave), ou qui, sans avoir été diagnostiqués positifs, présentent des symptômes pouvant laisser suspecter qu’ils sont contaminés, doivent rester chez eux. Ils pourront donner à un conseiller de leur choix un pouvoir écrit de voter en leur nom conformément aux dispositions de l’article L2121-20 du Code général des collectivités territoriales. En principe un même conseiller municipal ne peut être porteur que d’un seul pouvoir mais pendant l’état d’urgence sanitaire, chaque conseiller peut être détenteur de deux pouvoirs.
📌 Attention à une subtilité cependant relevée par Me Landot "pour l’élection du maire et des adjoints, le quorum d’un tiers des élus sera à calculer HORS procurations alors que pour les autres points de l’ordre du jour et les autres séances, et pour la durée de l’état d’urgence sanitaire, le quorum sera à calculer procurations comprises".
9. Dans le contexte d’épidémie, le conseil municipal doit-il se tenir obligatoirement à huis-clos ?
Non. L’article 10 de l’ordonnance du 13 mai 2020 laisse aux communes de larges possibilités : le maire peut décider, pour assurer la tenue de la réunion de l’organe délibérant dans des conditions conformes aux règles sanitaires en vigueur, que celle-ci se déroulera sans que le public ne soit autorisé à y assister ou en fixant un nombre maximal de personnes autorisées à y assister. Le caractère public de la réunion est réputé satisfait lorsque les débats sont accessibles en direct au public de manière électronique.
Trois options sont ainsi ouvertes :
– séance sans public avec retransmission des débats en direct ;
– séance en présence du public en limitant le nombre de personnes admises pour respecter les règles sanitaires ;
– séance à huis clos en respectant les conditions fixées par l’article L2121-18 du CGCT. Celui-ci pose le principe que les séances des conseils municipaux sont en principe publiques et que ce n’est que sur la demande de trois membres ou du maire (mais celui-ci ne sera pas encore élu pour l’installation du nouveau conseil), que le conseil municipal peut décider, sans débat, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, qu’il se réunit à huis clos. Le même article prévoit la possibilité que ces séances peuvent être retransmises par les moyens de communication audiovisuelle.
10. La présence du maire sortant est-elle requise pour installer le nouveau conseil ?
Non . Dans une communication le cabinet d’avocat Philippe Petit souligne ainsi que « le rôle du maire sortant est seulement de convoquer le conseil municipal renouvelé au titre de son pouvoir d’expédition des affaires courantes. Il ne lui revient pas, en revanche, d’ouvrir la séance ou d’ installer le conseil (même s’il s’agit d’une pratique de beaucoup de collectivités, ce qui peut poser des difficultés en cas de contentieux portant sur la séance d’installation), de telles prérogatives revenant seulement au doyen d’âge [4] lequel vérifie également que le quorum est réuni ».