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Modalités de prise en charge par la commune et de remboursement par l’Etat des frais de garde d’enfants et d’assistance à domicile des personnes dépendantes des conseillers municipaux

Dernière mise à jour le 8/10/2021

Le 6 octobre c’était la journée nationale des aidants. L’occasion de revenir sur un volet de la loi Engagement et proximité du 27 décembre 2019 qui a rendu obligatoire la prise en charge par les communes des frais de garde des enfants et d’assistance des personnes dont les élus ont la charge pour faciliter l’exercice de leur mandat.

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Quel est le cadre juridique ?

La loi dite "Engagement et proximité" du 27 décembre 2019 (article 91) a modifié l’article L2123-18-2 du code général des collectivités territoriales pour rendre obligatoire la prise en charge par la commune des frais de garde ou d’assistance des élus pour se rendre aux réunions obligatoires liées à leur mandat. Le décret n° 2020-948 du 30 juillet 2020 précise les modalités de mise en œuvre.

Quels sont les élus concernés ?

Ce sont tous les membres du conseil municipal amenés à organiser la garde d’un enfant de moins de 16 ans, d’une personne âgée, d’une personne handicapée, ou d’une personne ayant besoin d’une aide personnelle à son domicile. La loi ne distingue pas selon les élus ( tous sont concernés que ce soit le maire, les adjoints, les conseillers municipaux) et ne réserve pas ce dispositif aux seuls élus de la majorité. Les élus de l’opposition y donc droit dans les mêmes conditions.

Pour quels types de réunions, la prise en charge par la commune est-elle prévue ?

La garde doit être directement imputable à la participation de l’élu aux réunions suivantes :
- séances plénières du conseil municipal ;
- réunions de commissions dont l’élu est membre si ces commissions ont été instituées par délibération du conseil municipal ;
- réunions des assemblées délibérantes et des bureaux des organismes où l’élu a été désigné pour représenter la commune.

Ce n’est donc pas une prise en charge générale de tous les frais de garde que peuvent générer l’exercice du mandat.

La prise en charge par la commune est-elle intégrale ?

Uniquement dans la limite du SMIC horaire : la prise en charge par la commune ne peut excéder, par heure, le montant horaire du salaire minimum de croissance.

Les communes ont-elles une compensation de l’Etat ?

Uniquement les communes de moins de 3500 habitants et sous la réserve que celles-ci ont bien pris une délibération visant à préciser les modalités selon lesquelles ses élus sont remboursés. La population de la commune pour l’application de cette disposition est la population totale (au sens de l’INSEE) prise en compte lors du dernier renouvellement du conseil municipal.

Sur quoi doit porter la délibération du conseil municipal fixant les modalités de cette prise en charge ?

C’est l’article D. 2123-22-4-A du code général des collectivités territoriales (introduit par le décret du 30 juillet 2020) qui précise le contenu de la délibération.

La délibération du conseil municipal doit déterminer les pièces que doivent fournir les membres du conseil municipal pour le remboursement de leurs frais. Cette délibération doit permettre à la commune d’exercer un contrôle, notamment vérifier que la somme de toutes les aides financières et de tout crédit ou réduction d’impôt dont l’élu bénéficie par ailleurs, ainsi que du remboursement de la commune, n’excède pas le montant de la prestation effectuée.

La délibération doit établir les conditions permettant à la commune :
1° De s’assurer que la garde dont le remboursement est demandé concerne bien des enfants de moins de seize ans, des personnes âgées, des personnes en situation de handicap, ou des personnes ayant besoin d’une aide personnelle dont la garde par les membres du conseil municipal à leur domicile est empêchée par la participation à une des réunions mentionnées à l’article L. 2123-1, par le biais de pièces justificatives ;
2° De s’assurer que la garde ou l’assistance a eu lieu au moment de la tenue de l’une des réunions mentionnées à l’article L. 2123-1 ;
3° De s’assurer du caractère régulier et déclaré de la prestation des personnes physiques ou morales intervenant, sur la base des pièces justificatives fournies ;
4° De s’assurer, à l’appui d’une déclaration sur l’honneur signée de l’élu, du caractère subsidiaire du remboursement : son montant ne peut excéder le reste à charge réel, déduction faite de toutes aides financières et de tout crédit ou réduction d’impôts dont l’élu bénéficie par ailleurs.

Comment les communes de moins de 3500 habitants peuvent-elles obtenir le remboursement par l’Etat des sommes versées aux élus à ce titre ?

C’est l’Agence de services et de paiement (ASP) qui assure la gestion administrative, technique et financière du dispositif de compensation pour le compte de l’Etat des remboursements auxquels a procédé la commune.
A ce titre, elle est chargée :
- d’instruire les demandes de remboursement présentées par les communes et de procéder aux contrôles nécessaires visant à s’assurer de leur conformité avec la réglementation en vigueur ;
- de procéder au versement de la compensation pour le compte de l’Etat ;
- de recouvrer le cas échéant les sommes indûment perçues par les communes.

Pour l’obtenir le remboursement, les communes doivent adresser, par courrier signé ou par mail, à l’ASP :
• un formulaire d’identification signé (uniquement pour la première demande ou en cas de modifications), qui permet à la commune de créer son dossier ;
• la délibération du conseil municipal (pour la première demande, puis après chaque renouvellement ou modification) ;
• un formulaire de demande de remboursement signé, pour chaque demande de remboursement, qui doit au moins couvrir un semestre de dépenses ;
• un état récapitulatif signé du maire et visé par le comptable public, détaillant les sommes remboursées par la commune à chaque élu.

💥L’ensemble de ces pièces, doit être adressé à l’ASP dans un délai maximal d’un an à compter du défraiement des élus par la commune.

Où envoyer la demande de remboursement ?

Les communes doivent adresser le dossier soit par mail (compensation-eluslocaux@asp-public.fr) soit par voie postale à l’adresse suivante :

DR ASP NOUVELLE-AQUITAINE
Site de Poitiers
Téléport 1@5
Avenue du Tour de France
BP 20231
86963 FUTUROSCOPE-CHASSENEUIL CEDEX

L’ASP accuse réception du dossier complet transmis par la commune et assure le remboursement de celle-ci couvrant au moins un semestre de dépense de la commune. Pour chaque demande de remboursement transmise par la commune, et à l’issue de l’instruction du dossier, l’ASP procède au versement de l’aide en une seule fois, pour l’ensemble des élus mentionnés dans l’état récapitulatif transmis avec le formulaire de demande de remboursement.