La captation vidéo d’une séance peut-elle remplacer la retranscription des débats dans le procès-verbal ?
Depuis la réforme issue de l’ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021, entrée en vigueur le 1er juillet 2022, l’article L. 2121-15 du Code général des collectivités territoriales précise le contenu obligatoire du procès-verbal et impose notamment qu’il mentionne la« teneur des discussions ».
👉Par conséquent, même si l’intégralité de la séance est consultable en ligne grâce à l’enregistrement vidéo, le procès-verbal doit lui-même contenir la teneur des discussions. L’argument tiré du coût de la retranscription — en l’espèce évalué à 40 000 € par an — est indifférent au regard des obligations légales.
La collectivité justifie ce choix par la volonté de réduire les coûts liés à la retranscription intégrale des débats, jusqu’alors confiée à un prestataire extérieur.
Le cadre juridique
L’ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021 a réformé les régles de publicité, d’entrée en vigueur et de conservation des actes pris par les collectivités et leurs groupements.
Entrée en vigueur, le 1er juillet 2022, cette réforme a notamment supprimé la diffusion du compte rendu des séances du conseil municipal à laquelle se substitue la publication de la liste des délibérations examinées par le conseil municipal. L’article L.2121-25 du CGCT, dans sa rédaction issue de cette ordonnance, prévoit ainsi que, dans un délai d’une semaine, cette liste est affichée à la mairie et mise en ligne sur le site internet de la commune, lorsqu’il existe.
Le procès-verbal devient, quant à lui, le document de référence par lequel sont retranscrits et conservés les échanges et décisions des assemblées délibérantes locales.
L’article L.2121-15 du CGCT encadre les modalités de rédaction et de publication des procès-verbaux des séances du conseil municipal. Cet article, tel que modifié par la réforme issue de l’ordonnance du 7 octobre 2021 impose que le procès-verbal de chaque séance du conseil municipal contienne plusieurs éléments obligatoires :
- la date et l’heure de la séance,
- les noms du président, des membres du conseil municipal présents ou représentés et du ou des secrétaires de séance,
- le quorum,
- l’ordre du jour de la séance,
- les délibérations adoptées et les rapports au vu desquels elles ont été adoptées,
- les demandes de scrutin particulier,
- le résultat des scrutins précisant, s’agissant des scrutins publics,
- le nom des votants et le sens de leur vote,
- et la teneur des discussions au cours de la séance.
Ainsi, cette réforme impose de retranscrire la teneur des discussions au cours de la séance. C’est précisément cette dernière exigence, la teneur des discussions, qui est au cœur du jugement.
La fiche en ligne sur le site de la Direction Générale des Collectivités locales précise que la teneur des discussions
La captation vidéo ne peut pas se substituer au procès-verbal
Or, pour le juge, de telles mentions ne suffisent pas à rendre compte de la teneur des discussions exigée par le Code général des collectivités territoriales. La circonstance que l’intégralité des séances filmées soit disponible en ligne ne permet pas de pallier cette insuffisance.
Le tribunal en déduit que le maire, également président de la métropole, a méconnu les dispositions de l’article L.2121-15 du CGCT.
Le juge annule donc la décision implicite de refus et lui enjoint de prendre les mesures nécessaires pour assurer une retranscription conforme des procès-verbaux à compter de la prochaine réunion de chacune des assemblées concernées.
👉Le procès-verbal est rédigé par le ou les secrétaires, est arrêté au commencement de la séance suivante, et signé par le maire/président et le ou les secrétaires.
👉Une fois arrêté, le procès-verbal doit être publié dans la semaine. Pour les départements et les régions cette publication intervient obligatoirement sous forme électronique, de manière permanente et gratuite, sur leur site internet, avec mise à disposition d’un exemplaire papier. Pour les communes, les EPCI à fiscalité propre, les syndicats de communes et les syndicats mixtes fermés, cette publication électronique est requise lorsque la collectivité ou le groupement dispose d’un site internet ; un exemplaire papier doit également être accessible au public.
👉L’exemplaire original du procès-verbal, qu’il soit établi sur papier ou sur support numérique, est conservé dans des conditions propres à en assurer la pérennité.
👉Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux (articles L.2121-26 pour les communes, L.3121-17 pour les départements, L.4132-16 pour les régions, L.5211-46 pour les EPCI). La communication intervient dans les conditions prévues par l’article L.311-9 du Code des relations entre le public et l’administration.